El Poder Judicial peruano, como cualquier entidad del Estado, tiene muchos aspectos en común con una empresa4. Las empresas y las entidades públicas son organizaciones de personas que poseen recursos limitados y se encuentran -o por lo menos debieran encontrarse- orientadas al logro de un objetivo en medio de un contexto determinado5.
Para conseguir su objetivo, una empresa -así como cualquier organización de personas- debe diseñar una estrategia que le permita movilizarse desde una situación inicial (que normalmente no le agrada) hasta el objetivo que se haya trazado (una situación deseada). En otras palabras, la empresa debe definir una estrategia que le permita resolver un problema (o aprovechar una oportunidad).
Para poder ejecutar la estrategia, es necesario que las empresas organicen a las personas asignándoles roles -de allí que se denominan «organizaciones»- y establezcan sistemas de control que les permiten determinar si están cerca o lejos de su objetivo6.
A diferencia de una empresa, en una entidad pública existen determinados aspectos que vienen dados por el ordenamiento jurídico y que es complicado modificar. Esto ocurre, por ejemplo, con el objetivo de cada entidad y su organización (por lo menos hasta cierto nivel). En el caso del Poder Judicial peruano, estos aspectos se encuentran definidos en el Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica de este poder del Estado, aprobado por el Decreto Supremo n.o 017-93-JUS, y las normas que lo complementan7.
Por otro lado, existen también aspectos del funcionamiento de las entidades públicas que quedan al margen del ordenamiento jurídico, como ocurre normalmente con los sistemas de control. Estos, pese a su importancia, no suelen ser regulados en normas con rango legal y quedan sometidos al ámbito de discrecionalidad de los responsables de cada organización.
En su tesis doctoral, Enkelejda
Al conjunto de herramientas que facilitan el control directivo se le conoce como sistema de control. Estas herramientas pueden tener distintos niveles de sofisticación, que van desde un cuadro de mando escrito a mano por un muchacho que emprende un negocio de venta de limonada hasta un sistema computarizado que se encuentra conectado a una red de sensores que proveen información sobre el funcionamiento de múltiples fábricas ubicadas en distintos países (
Lo que tienen en común las herramientas que conforman los sistemas de control es que permiten recopilar información más o menos completa sobre la actividad de una organización. La información recopilada por estos sistemas es un insumo muy importante para que un directivo tome decisiones que permitan que la organización logre sus objetivos.
Existen distintos tipos de sistemas de control y la elección del sistema correcto dependerá de qué es aquello que se busca controlar. En el caso del Poder Judicial peruano, donde predominan los procesos judiciales escritos, lo que interesa es contar con una herramienta que nos permita controlar el flujo de documentos que conforman cada expediente judicial desde que se ingresa una demanda hasta que se notifica la sentencia final. Esta herramienta debería permitirnos responder a preguntas como: ¿cuántos expedientes se encuentran en trámite a la fecha?, ¿en qué materias?, ¿en qué juzgados?, ¿cuál es su porcentaje de avance?, ¿cuál es el plazo promedio para la tramitación de un expediente?, ¿cuáles son los juzgados que tramitan los expedientes con mayor y menor celeridad?, ¿cuál es el porcentaje de decisiones que son revocadas por las instancias superiores y por qué motivos?, entre otras8.
Cuando se piensa en la adopción de una herramienta de esta naturaleza, lo usual es considerar la implementación de un sistema informático. De hecho, hoy en día existe un creciente número de países que han implementado sistemas informáticos que facilitan la gestión de los procesos judiciales9.
En el Perú se cuenta con el denominado Sistema Integrado Judicial o SIJ, que -según los considerandos de la Resolución Administrativa n.o 181-2004-CE-PJ10- fue desarrollado por la Gerencia de Informática del Poder Judicial como una solución estándar a la problemática de heterogeneidad en el manejo de la información en la institución y a la fecha viene siendo objeto de diversas mejoras e implementación de nuevas funcionalidades11. Asimismo, se han desarrollado otras aplicaciones, que se integran con el SIJ, como el Expediente Judicial Electrónico (EJE) y la Mesa de Partes Electrónica (MPE), que van siendo implementadas de manera gradual por las cortes y los juzgados peruanos12.
Si bien estas herramientas pueden ser consideradas como verdaderos sistemas de control, considero que hacen falta algunas mejoras que permitan que los operadores de justicia tengan información en tiempo real sobre el progreso de sus actividades. En este sentido, lo que propondré en los apartados siguientes no debería ser considerado un reemplazo del SIJ, el EJE y la MPE, sino más bien una propuesta para potenciar los alcances de estas herramientas.
Como hemos indicado anteriormente, un sistema de control podría consistir en un documento escrito a mano. La sofisticación informática, aunque es deseable, no es imprescindible para controlar un proceso. Así las cosas, podemos preguntarnos: ¿y qué sí es importante para generar un sistema de control?
Lo que es verdaderamente importante al implementar un sistema de control es que este nos permita medir los elementos críticos de nuestro proceso. En otras palabras, el sistema cumplirá su misión si nos permite tener a la mano la información que necesitamos para lograr nuestro objetivo. Por ejemplo, si nuestro objetivo fuese ahorrar una cantidad determinada de dinero en una alcancía, nuestro sistema de control nos debería permitir saber cuánto dinero tenemos en cada momento y qué tan lejos estamos -en términos de tiempo- de lograr nuestro resultado.
El primer paso para diseñar un sistema de control es entender el proceso que queremos controlar. Esto nos debería llevar a responder a las siguientes preguntas: ¿qué actividades se realizan en el proceso?, ¿cómo se relacionan unas actividades con otras?, ¿qué decisiones se toman?, ¿qué entradas y salidas existen?, ¿en qué momento se genera nueva información?
Normalmente, la forma más rápida y sencilla de entender un proceso es dibujándolo. El dibujo debe ser simple y preferiblemente esquemático, utilizando símbolos que representen los distintos elementos del proceso y expresando el orden en el que se realizan las actividades. Si el proceso es pequeño y es de interés de pocas personas, bastará con explicar el diagrama y asegurarse de que los involucrados lo entiendan; pero si es complejo y es necesario que más personas lo comprendan, se aconseja utilizar una simbología estandarizada -como el
Aunque un diagrama puede ser elaborado con lápiz y papel, existe una gran cantidad de herramientas que facilitan esta tarea y que es recomendable utilizar. Una de ellas es el programa gratuito Dia Diagram Editor, que permite diagramar en BPMN y es muy fácil de emplear14. A continuación, colocaré un ejemplo de un diagrama elaborado en dicho programa.
Una vez que el proceso ha sido diagramado, este resulta más fácil de comprender, difundir y estandarizar, eliminando las diferencias en la ejecución que eran propias de cada individuo. En el Estado peruano, existe un documento denominado «Manual de procedimientos» o «MAPRO», cuya finalidad es documentar los procesos para institucionalizarlos.
El paso siguiente consiste en identificar qué información sobre el proceso es la que interesa a efectos de controlar el resultado. Al respecto, es importante tener en cuenta que la información suele estar asociada a un costo y no es igualmente valiosa, por lo que es necesario realizar un análisis que permita seleccionar qué información conviene recabar y diseñar un mecanismo de registro.
Los mecanismos que pueden ser utilizados para registrar información son bastante variados. En algunos casos esta será registrada de manera automática (utilizando cámaras o sensores), mientras que en otras situaciones será necesaria la intervención humana (ya sea colocando marcas en una pared, escribiendo la información en un documento o digitándola a través de una PC u otro dispositivo). Pese a esta diversidad, lo normal es que la información termine siendo almacenada en algún tipo de soporte, ya sea físico o digital.
Herramientas informáticas como el SIJ son mecanismos de registro que poseen al menos tres partes: aquello que el usuario ve y con lo que interactúa (el
En la medida en que la información organizada en una base de datos alcance un volumen relevante, lo que sigue será facilitar su visualización. Ello en tanto que los formatos de tabla -en los que será usual encontrar la información de una base datos- requieren de cierto esfuerzo de procesamiento para obtener la información que el directivo requiere para tomar una decisión. Esta suele estar compuesta por «indicadores» que sintetizan los datos recabados para expresar una medida o resultado. En este sentido, la representación gráfica de la información facilita la compresión de los indicadores y permite presentar aquello que un decisor necesita conocer.
Existen diversas maneras de generar reportes con indicadores y gráficos. Excel permite crear gráficos que pueden ser colocados en un archivo de texto en Word o en una presentación de PowerPoint para generar reportes estáticos, pero esta forma de trabajar obliga a establecer fechas de corte en la información y la actualización de los reportes -según el tamaño y la complejidad de la información recabada- representa una tarea ardua. En cambio, existen herramientas gratuitas como Google Data Studio o Tableau, que permiten generar reportes y mecanismos de visualización de datos que -luego de ser conectados a una base de datos- se actualizan automáticamente y en tiempo real.
Con lo desarrollado hasta este momento, es posible indicar que tenemos ya un sistema de control hecho en casa. La claridad respecto del proceso permite seleccionar qué información será útil para construir los indicadores más apropiados para controlar el proceso, y un buen mecanismo de registro, asociado a un sistema de reportes diseñado a la medida, nos permitirá realizar un seguimiento constante y evaluar el desempeño del proceso. Si la evaluación es bien realizada y se adoptan decisiones correctas, ello nos permitirá entrar en un proceso de mejora continua.
Una vez que se ha construido un sistema de control que ordena la información más importante de un proceso en una base de datos que se almacena en un soporte digital, se puede utilizar dicha información para automatizar un conjunto de tareas a través del lenguaje de programación.
El lenguaje de programación se utiliza para dar instrucciones a una máquina. Como las máquinas entienden el lenguaje binario (de 0 y 1), que es muy complicado para un humano, los lenguajes de programación sirven como punto medio de comunicación -algunos se compilan y otros utilizan intérpretes- para escribir las instrucciones. Mientras más se parece un lenguaje de programación al lenguaje humano, se le clasifica como un lenguaje de programación de alto nivel.
Por su parecido con el lenguaje humano (concretamente, con el inglés), los lenguajes de programación de alto nivel -como R y Python- son muy fáciles de aprender y permiten escribir archivos de texto plano (sin formato) con instrucciones para una máquina. Es posible pedirle a la máquina que lea y ejecute dichas instrucciones de manera programada en un horario específico, con lo que se consigue cierta automatización de tareas.
Existe un universo ilimitado de posibles tareas que pueden ser encargadas a una máquina a través de este método. Por ejemplificar esta realidad, a continuación, colocaré una lista de posibles tareas que pueden ser encomendadas a una máquina mediante este método:
Verifica la información contenida en una base de datos y filtra aquellos casos que identifique como «vencidos» -es decir, que haya superado determinada fecha sin que se cumpla una condición preestablecida- y envía correos electrónicos a las personas que se encuentren involucradas en dichos casos informándoles del vencimiento. Revisa una carpeta de archivos y genera una lista ordenada alfabéticamente de todos aquellos que posean determinado formato -como .pdf, .jpg o .png, que son normalmente los formatos en los que se encuentran los medios probatorios en un expediente- para incorporarla en un documento en Word que lleve por título «Medios probatorios admitidos al proceso». Identifica todas las fechas que se hubiesen colocado en un documento y construye una línea de tiempo ordenando los hechos asociados a dichas fechas. Y muchas más que la creatividad permita construir.
Es interesante imaginar cuáles serían las posibilidades al implementar este tipo de herramientas al trabajo de una entidad pública. Aunque probablemente no sea necesario recurrir a la fantasía, toda vez que existe un caso peruano de una entidad que ha generado sistemas de control y ha empezado a implementar el uso de R y Python para automatizar parte del trabajo que realiza diariamente. A continuación, revisaremos este caso.